Le dossier documentaire constitue l'expédition
Un véhicule immobilisé au port de destination avec un dossier documentaire incomplet génère des frais de stockage chaque jour et ne peut pas être immatriculé. Cette liste de contrôle couvre le dossier standard, les documents conditionnels et les trois documents qui causent le plus de retards.
Documents essentiels, toujours requis
- Facture commerciale. Coordonnées du vendeur et de l'acheteur, numéros de châssis, modèle et spécifications, valeur unitaire et valeur totale, Incoterm, devise et conditions de paiement. Les numéros de châssis doivent correspondre exactement à ceux figurant sur tous les autres documents.
- Liste de colisage. Pour les véhicules CBU, la liste des unités avec les numéros de châssis et les dimensions. Pour les véhicules CKD ou SKD, un manifeste numéroté des caisses avec le nombre de pièces.
- Connaissement. Émis par le transporteur. Vérifiez le destinataire, la partie à notifier et la description par rapport à vos exigences douanières avant sa finalisation ; les modifications après émission sont lentes et facturées.
- Certificat d'origine. Émis par la chambre de commerce ou un organisme habilité. Lorsqu'un accord de libre-échange s'applique, le formulaire préférentiel approprié est important : un formulaire incorrect entraîne un taux de droits incorrect.
- Déclaration d'exportation. Déposée du côté chinois ; la copie est versée à votre dossier à titre de référence.
Documents spécifiques au véhicule
- Certificat de conformité ou homologation de type. Confirme que le véhicule respecte la norme technique du marché de destination. Le formulaire varie : certains marchés exigent une homologation de type complète du véhicule, tandis que d'autres acceptent une déclaration de conformité du fabricant.
- Certificat de conformité aux normes d'émissions. Indique la norme d'émissions à laquelle le véhicule répond. Confirmez la norme exigée par votre pays avant la production, et non après.
- Documentation relative à la batterie. Pour les véhicules électriques : spécification de la batterie, résumé de l'essai de transport UN 38.3 et fiche de données de sécurité. Les compagnies maritimes refuseront le chargement sans ces documents.
- Manuel du propriétaire et carnet d'entretien dans la langue requise, que certains marchés vérifient lors de l'immatriculation.
Documents conditionnels selon la destination
- Certificat d'inspection avant expédition. Plusieurs pays exigent une inspection par un organisme désigné avant le chargement. Celle-ci doit avoir lieu en Chine ; elle ne peut pas être régularisée à l'arrivée.
- Permis ou licence d'importation. Certains marchés exigent que l'importateur détienne un permis avant le départ du navire.
- Certificat d'assurance dans le cadre des Incoterms CIF et CIP.
- Certificat de fumigation lorsque des caisses en bois sont utilisées pour les expéditions de kits.
Les trois documents qui bloquent le plus souvent une expédition
- Certificat de conformité. Demandé trop tard ou établi sur la base d'une version incorrecte des spécifications. Validez-le avant de réserver le créneau de production.
- Inspection avant expédition. Découverte après le chargement, lorsque le navire est parti et que l'inspection ne peut plus être effectuée à l'origine.
- Discordance du numéro de châssis. Un seul chiffre transposé entre la facture, le connaissement et le certificat de conformité suffira à interrompre le dédouanement. Vérifiez les numéros sur tous les documents avant l'émission du connaissement.
Une séquence opérationnelle
Confirmez la liste des documents requis dans le pays de destination avant le contrat. Préparez les documents de conformité et relatifs aux émissions pendant la production. Effectuez l'inspection et obtenez la certification avant expédition avant le chargement. Émettez la facture, la liste de colisage et le certificat d'origine lors du chargement. Vérifiez chaque numéro de châssis sur tous les documents. Envoyez l'ensemble complet numérisé à l'importateur avant l'arrivée du navire afin que le dédouanement puisse commencer dès le premier jour.
Envoyez-nous le pays de destination et nous vous communiquerons la liste exacte des documents pour ce marché, en précisant ceux que nous émettons, ceux qui sont émis par la chambre de commerce et ceux que vous devez obtenir localement avant l'arrivée.