El expediente documental es el envío
Un vehículo que permanece en el puerto de destino con un expediente documental incompleto genera costes de almacenamiento cada día y no puede matricularse. Esta lista de comprobación cubre el expediente estándar, los documentos condicionales y los tres que causan la mayoría de los retrasos.
Documentos básicos, siempre obligatorios
- Factura comercial. Datos del vendedor y del comprador, números de chasis, modelo y especificaciones, valor unitario y total, Incoterm, moneda y condiciones de pago. Los números de chasis deben coincidir exactamente con los de todos los demás documentos.
- Lista de embalaje. Para vehículos CBU, la lista de unidades con números de chasis y dimensiones. Para CKD o SKD, un manifiesto numerado de cajas con el recuento de piezas.
- Conocimiento de embarque. Emitido por el transportista. Compruebe el consignatario, la parte a notificar y la descripción según los requisitos aduaneros antes de su finalización; las modificaciones posteriores a la emisión son lentas y tienen un coste.
- Certificado de origen. Emitido por la cámara de comercio o un organismo autorizado. Cuando se aplica un acuerdo de libre comercio, es importante utilizar el formulario preferencial correcto: el formulario incorrecto implica un tipo arancelario incorrecto.
- Declaración de exportación. Se presenta en China; se incluye una copia en su expediente como referencia.
Documentos específicos del vehículo
- Certificado de conformidad u homologación de tipo. Confirma que el vehículo cumple la norma técnica del mercado de destino. El formulario varía: algunos mercados exigen una homologación de tipo de vehículo completo y otros aceptan una declaración de conformidad del fabricante.
- Certificado de cumplimiento de emisiones. Indica la norma de emisiones que cumple el vehículo. Confirme la norma exigida por su país antes de la producción, no después.
- Documentación de la batería. Para vehículos eléctricos: especificaciones de la batería, resumen de la prueba de transporte UN 38.3 y ficha de datos de seguridad. Las navieras rechazarán la carga sin estos documentos.
- Manual del propietario y libro de mantenimiento en el idioma requerido, que algunos mercados comprueban durante la matriculación.
Documentos condicionales según el destino
- Certificado de inspección previa al embarque. Varios países exigen una inspección realizada por una agencia designada antes de la carga. Debe realizarse en China; no puede solucionarse a la llegada.
- Permiso o licencia de importación. Algunos mercados exigen que el importador disponga de un permiso antes de que zarpe el buque.
- Certificado de seguro conforme a los términos CIF y CIP.
- Certificado de fumigación cuando se utilizan cajas de madera para envíos de kits.
Los tres documentos que más suelen retener un envío
- Certificado de conformidad. Se solicita demasiado tarde o se emite conforme a una versión incorrecta de las especificaciones. Déjelo cerrado antes de reservar el turno de producción.
- Inspección previa al embarque. Se descubre después de la carga, cuando el buque ya ha zarpado y la inspección ya no puede realizarse en origen.
- Discrepancia en el número de chasis. Un solo dígito transpuesto entre la factura, el conocimiento de embarque y el certificado de conformidad detendrá el despacho. Verifique los números en todos los documentos antes de emitir el conocimiento de embarque.
Secuencia de trabajo
Confirme la lista de documentos del destino antes del contrato. Prepare los documentos de conformidad y emisiones durante la producción. Complete la inspección y la certificación previa al embarque antes de la carga. Emita la factura, la lista de embalaje y el certificado de origen durante la carga. Compruebe cada número de chasis en todos los documentos. Envíe el juego completo escaneado al importador antes de la llegada del buque para que el despacho pueda comenzar desde el primer día.
Envíenos el país de destino y le devolveremos la lista exacta de documentos para ese mercado, incluidos los documentos que emitimos nosotros, los que emite la cámara de comercio y los que debe obtener localmente antes de la llegada.